6 Tips Multitasking untuk Semua Kalangan

Hidup biasanya menuntut kita untuk bisa multitasking. Di saat sibuk dengan tugas-tugas kuliah atau kerja, muncul urusan rumah yang harus ditangani. Belum lagi kegiatan-kegiatan bersama teman atau rekan komunitas. Tidak jarang kita dipaksa menangani semuanya sekaligus.

Ilustrasi: lelah dengan hidup dan boboan aja. Model: Milo

Kalau dibandingkan, saya tipe yang lumayan bisa multitasking. Dulu waktu kuliah semester 7, saya ambil SKS sampai batas maksimal, ini termasuk skripsi. Selain itu saya juga bekerja sebagai penerjemah freelance. Dan tidak hanya menerjemahkan sendiri, saya juga mengelola dua tim penerjemah sekaligus.

Dua tahun terakhir juga cukup padat. Bekerja di kantor 5 hari seminggu, disambi mengelola satu tim penerjemah untuk proyek rutin. Ada bulan-bulan tertentu yang ketambahan job penerjemahan buku. Di sela-sela bekerja, saya masih sempat olahraga rutin, sosialisasi, melakukan hobi menulis, nonton drama dan main medsos.

Memang kondisi saya relatif memudahkan. Saya tinggal sendiri, rumah dekat kantor, dan pekerjaan kantor jarang lembur. Ini memberi saya lebih banyak waktu dan energi karena tidak perlu berurusan dengan kemacetan jalan dan sebagainya.

Mungkin kondisi teman-teman kurang fleksibel dibandingkan dengan saya. Tapi tips-tips yang saya sampaikan di sini semuanya hal-hal mendasar yang bisa diaplikasikan ke kondisi apa pun. Silakan dicoba dan semoga membantu ^^


(1) To-do list yang benar-benar TO-DO

Ada to-do list yang isinya seperti ini:

Image made by Canva

Biasanya sulit untuk melakukan segala sesuatu dengan efektif kalau bentuk to-do listnya seperti di atas. Apa masalahnya?

Pertama, tindakannya perlu diperjelas. Misalnya poin “makalah kelas linguistik” dan “ulang tahun ibu”. Apa tindakan yang harus dikerjakan? Ulang tahun ibu kita harus ngapain? Cari kado? Browsing gofood untuk pesan kue?

Oke, kalau makalah ya pasti tindakannya mengerjakan lah. Mungkin ada yang menganggap itu sudah jelas. Tapi itu tidak terlalu membantu karena di dalam pengerjaan makalah, ada banyak tindakan yang termasuk di dalamnya. Kita perlu membaca buku referensi, membuat outline makalah, menyusun daftar pustaka, dan sebagainya. Banyak yang harus dikerjakan! Kalau kita hanya tulis “mengerjakan makalah kelas linguistik”, kita akan merasa tugas ini sangaaaaat berat. Padahal kalau dipecah jadi tugas kecil-kecil, kita bisa cicil masing-masing tugas dan menyempatkannya di sela-sela kesibukan. “Mengerjakan makalah kelas linguistik” tidak lagi terlihat seperti tugas berat yang di luar kemampuan kita.

Coba lihat hal-hal yang kalian tulis di to-do list. Apa bisa diperjelas tindakannya? Atau mungkin bisa dipecah jadi tindakan yang lebih spesifik? Misalnya “side job: online shop” di to-do list atas. Apa saja tindakan yang bisa diambil untuk jualan di online shop?

 

(2) Sedikit-sedikit lebih baik daripada tidak sama sekali

Kadang kita memaksakan diri untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan di satu waktu. Padahal kita punya batasan waktu dan energi. Ujung-ujungnya berpikir “Ah, ini nggak mungkin selesai semua” dan menjadikan ini alasan untuk menunda-nunda. Tapi kalau tidak dimulai, kapan selesainya?

Karena itu di tips pertama disarankan untuk memecah tugas besar jadi tugas-tugas kecil. Kalau sudah dipecah, kita bisa atur untuk mencicil tiap tugas kecil.

Milo kalau makan mangga dicicil, nggak sekali lahap

 

(3) Perhatikan waktu pengerjaan

Biasanya kita mengerjakan sesuatu begitu saja. Mulai ya mulai saja, selesai ya se-selesainya. Mungkin cara seperti ini bisa dilakukan kalau to-do list kita pendek dan relatif mudah.

Kalau banyak yang harus dilakukan, ada baiknya mulai memperhatikan berapa lama waktu yang dipakai untuk mengerjakan tiap hal. Catat kalau perlu. Tidak usah dicatat akurat sampai sepersekian detik, cukup kira-kira saja. Misalnya, untuk pekerjaan “membuat draft tagihan honor ke klien” memakan waktu sekitar 30 menit.

Fungsinya apa? Ini berhubungan dengan tips nomor 4.

 

(4) Evaluasi rutin

Kalau sudah terbiasa memperhatikan atau mencatat waktu pengerjaan, kita tambahkan dengan evaluasi rutin. Luangkan waktu sekadar 10 menit seminggu untuk melihat kembali apa saya yang sudah kita kerjakan selama 7 hari kemarin.

Apa ada hal-hal yang bisa dibuat lebih efisien dan dikurangi waktu pengerjaannya? Atau malah dihilangkan sama sekali?

Inti dari tips nomor 3 dan 4 itu bukan bagaimana kita mencatat waktu pengerjaan, tapi bagaimana kita merespon hasil pencatatan itu. Kata Mark Miller di buku “Leaders Made Here”:

Image made by Canva

Dalam buku ini Miller menyampaikan bahwa semua yang mau diperbaiki atau ditingkatkan itu harus diukur. Tapi dia juga mengingatkan bahwa yang penting itu bukan pengukurannya, tapi apa yang kita lakukan setelah melihat hasil pengukuran itu.

(5) Tentukan prioritas

Bagaimana pun juga, kita manusia yang punya batasan waktu dan energi. Jarang sekali kita bisa menyelesaikan semuanya sesuai dengan ekspektasi. Kadang ada hal-hal yang tidak perlu dikerjakan dengan maksimal, yang penting selesai. Ada yang ya sudah, direlakan dan dikerjakan sebagian saja, atau malah tidak dikerjakan sama sekali (dengan konsekuensi, tentunya). Tidak masalah. Yang penting tentukan prioritas, supaya yang benar-benar penting bisa diselesaikan dengan usaha maksimal.

Milo merenungkan prioritas hari ini: makan, keliling RT, atau lanjut boboan
Menentukan prioritas juga perlu supaya kita bisa istirahat. Jangan sampai memaksakan diri mengerjakan semuanya dengan mengorbankan kesehatan fisik dan mental. Bagi saya pribadi ini cukup susah, karena saya orangnya kemaruk, mau semuanya. Tapi selalu saya usahakan untuk pilih prioritas dan taruh kesehatan di peringkat atas.

Dulu saya pernah mengalami burnout, sampai rasanya susah untuk bangun dari tempat tidur tiap pagi. Akhirnya saya memutuskan untuk mengurangi pekerjaan selama 3 bulan. Saya bilang ke penerbit kalau saya mau istirahat dan tidak terima job penerjemahan buku untuk sementara waktu. Setelah 3 bulan, saya bisa kembali lagi ke rutinitas dan workload seperti semula. Istirahat itu perlu.

(6) Yang baik dan sabar kepada diri sendiri

Pasti ada saatnya kita tidak bisa melakukan kegiatan-kegiatan dengan baik dan kita merasa kesal dengan diri sendiri. Itu wajar, tapi tidak perlu berlarut-larut. Seperlunya saja, lalu kembali fokus ke cara supaya selanjutnya kita bisa lebih baik.

I’m sorry I forgot the source, but this was not made by me
Semua perasaan kita itu wajar dan valid. Kita berhak kesal, marah, sedih, bla bla bla, dan kita tidak bisa memilih apa yang akan kita rasakan. Tapi kita bisa memilih cara kita merespon perasaan itu. Mau merespon dengan cara yang berfaedah, atau cara yang merusak diri?
Share this:

Tinggalkan Balasan